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オンラインイベント運営スイート

申込、プログラム、受付、参加分析をひとつに。

オンラインイベント運営スイート is イベント管理システム for teams that want the reasoning shown, not hidden. Plans start at $39 a month with a 14-day free trial.

無料トライアルを始める

イベント向けの業務システムは申込フォームを売っています。本当の問題は別の場所にあります。申込者のうち何人が実際に来るのか、なぜ客室の確保枠が期限切れになるのか、そして終わってみてそのイベントに何の価値があったのか。イベント運営スイートはこの三つの問いを本題として扱い、フォームは付随物として扱います。

誰も記録していない来場率

無料のイベントの来場率はおおむね40%から60%で、有料ははるかに高くなります。申込者数で飲食を手配すれば二倍払うことになります。勘で手配すれば年に一度は大きく外します。

スイートは来場率をイベント種別・流入経路・申込の早さごとに記録し、そこから次回の見込みを導きます。四週間前に申し込んだ人は、三日前に申し込んだ人より来場しません。この分解こそが、見込みを使えるものにしています。

来場見込み: 御社の履歴から、イベント種別と申込時期ごとに算出した予想参加者数。
確保枠の管理: 客室枠と座席枠を、期限と消化状況とともに管理します。
受付と入場: 会場の無線網に依存せず、通信が切れていても動く受付。
イベントの成果: 参加者あたり費用、生まれた対話の数、商談への寄与。

受付が通信なしで動かなければならない理由

会場の無線網は落ちます。ときどきではなく、確実に落ちます。しかも三百人が同時に到着するまさにその三十分に落ちます。接続を必要とする受付は、その瞬間に、イベントの印象を決めてしまう行列を作り出します。

ここでの受付は参加者名簿を事前に端末へ取り込み、完全に通信なしで動作し、接続が戻ったときに同期します。複数端末での二重受付は同期時に検出され、時刻によって解決されます。

確保枠、協賛、そして成果

客室の確保枠は期限切れになり、それは費用になります。御社が払う最低保証としてか、参加者が定価でも部屋を取れない形としてです。確保枠は期限、消化状況、消化の速さとともに追跡されるので、解放の判断が締切の前に下せます。

協賛への提供物は、契約書の添付ではなく期限付きの一覧として追跡します。そしてイベントの成果は総費用を生まれたものと突き合わせます。参加者あたり費用、対話あたり費用、寄与した商談。申込者数を成功の尺度にはしません。

来場率の見込み方

見込みは意図して単純に保っています。主催者の多くは、もっと複雑なものを裏づけられるほどイベント数が多くないからです。

申込を早さで分ける申込をイベント当日までの距離で区分します。早い申込と遅い申込では来場の仕方が違うからです。
区分ごとの過去の率を出す同種の過去のイベントから、早さの区分ごとの来場率を導きます。
流入経路で分ける有料広告からの申込と自社名簿からの申込では来場が異なるので、両方の率を分けて保ちます。
重みづけて合算する予想参加者数は、区分ごとの申込数にその率を掛けた合計です。全体に単一の割合を当てるのではありません。
点ではなく幅で出す結果は幅で、その広さは比較できるイベントがいくつあるかで決まります。先例が二つなら幅は広く、そのことを明示します。

初回のイベントには履歴がなく、スイートはそれを作り出しません。その場合はイベント種別の参考値を提示し、外部のデータであることを明示します。二回目以降は御社自身の数字がそれに置き換わります。

こんな方に

大規模会議の主催者

客室枠と協賛を伴う複数日の日程。確保枠の期限と提供物の一覧が、期限切れで生じる費用を防ぎます。

イベント計画を持つ広報チーム

小規模な催しの連続で、商談への寄与を問われることは常にあり、答えられることはまれです。

業界団体と学会

会員価格のある毎年の定例イベント。年にわたる履歴によって見込みが実際に信頼できるものになります。

飲食を多く手配しすぎているチーム

これまで来場率を勘で見ていたなら、それを測ることが最も早く効く変更です。