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Suite per Eventi Virtuali

Iscrizione, programma, check-in e analisi delle presenze in un solo posto.

Suite per Eventi Virtuali is software gestione eventi for teams that want the reasoning shown, not hidden. Plans start at $39 a month with a 14-day free trial.

Inizia la prova gratuita

Il software per eventi vende moduli di iscrizione. I problemi veri sono altrove: quanti degli iscritti si presentano davvero, perché un blocco camere scade e quanto è valso l'evento alla fine. La Suite Operativa Eventi tratta queste tre domande come l'argomento principale e il modulo come un dettaglio.

Il tasso di presenza che nessuno monitora

Gli eventi gratuiti hanno una presenza tipicamente tra il 40% e il 60%, quelli a pagamento molto più alta. Chi ordina il catering sul numero di iscritti paga il doppio. Chi lo ordina a intuito sbaglia vistosamente una volta all'anno.

La suite monitora il tasso di presenza per tipo di evento, canale e anticipo di iscrizione, e ne ricava un'attesa per il successivo. Chi si iscrive quattro settimane prima si presenta meno di chi si iscrive tre giorni prima — ed è proprio questa scomposizione che rende la previsione utilizzabile.

Previsione di presenza
Partecipazione attesa dal vostro storico, per tipo di evento e momento di iscrizione.
Gestione dei blocchi
Blocchi camere e lotti di posti con scadenze e livello di occupazione.
Accredito e check-in
Ingresso che funziona offline, senza dipendere dal wi-fi dell'evento.
Risultato dell'evento
Costo per partecipante, conversazioni generate e contributo alla pipeline.

Perché l'accredito deve funzionare offline

Il wi-fi degli eventi cade. Non a volte — in modo affidabile, e proprio nella mezz'ora in cui trecento persone arrivano insieme. Un check-in che richiede connessione crea, in quel preciso momento, la coda che definisce l'impressione dell'evento.

L'accredito qui carica la lista sul dispositivo in anticipo, opera interamente offline e sincronizza quando la connessione torna. I check-in doppi tra più dispositivi vengono rilevati alla sincronizzazione e risolti per marca temporale.

Blocchi, sponsor e il risultato

I blocchi camere scadono, e la scadenza costa denaro — o come minimo contrattuale che pagate, o come camere che mancano ai partecipanti a prezzo pieno. I blocchi vengono seguiti con scadenza, occupazione e velocità di consumo, perché la decisione di rilasciare arrivi prima della data limite.

Le consegne agli sponsor vengono seguite come elenco con scadenze, non come allegato contrattuale. E il risultato dell'evento confronta il costo totale con ciò che è nato: costo per partecipante, costo per conversazione, pipeline contribuita. Non il numero di iscritti come misura del successo.

Come viene prevista la presenza

La previsione è tenuta deliberatamente semplice, perché la maggior parte degli organizzatori ha troppo pochi eventi per sostenere qualcosa di più complesso.

  1. Raggruppare le iscrizioni per anticipoLe iscrizioni vengono divise in fasce per distanza dal giorno dell'evento, perché chi si iscrive presto e tardi si presenta in modi diversi.
  2. Calcolare i tassi storici per fasciaDa eventi precedenti dello stesso tipo si ricava un tasso di presenza per fascia di anticipo.
  3. Differenziare per canaleGli iscritti da pubblicità a pagamento si presentano diversamente da quelli della vostra lista; i due tassi vengono tenuti separati.
  4. Sommare con i pesiLa presenza attesa è la somma delle iscrizioni per fascia moltiplicate per il loro tasso — non una percentuale unica su tutto.
  5. Intervallo invece di puntoIl risultato è un intervallo la cui ampiezza dipende da quanti eventi comparabili esistono. Con due precedenti l'intervallo è ampio, e viene detto.

Al primo evento non c'è storico, e la suite non lo inventa. In quel caso vengono offerti valori di riferimento del tipo di evento, marcati esplicitamente come dati esterni, e dal secondo evento vostro i vostri numeri li sostituiscono.

A chi serve

Organizzatori di congressi

Programmi di più giorni con blocchi camere e sponsor. Scadenze dei blocchi ed elenchi di consegna evitano il costo che compare alla scadenza.

Team marketing con calendario eventi

Una serie di formati più piccoli, in cui la domanda sul contributo alla pipeline viene posta sempre e risposta raramente.

Associazioni e ordini professionali

Eventi annuali ricorrenti con tariffa soci, dove lo storico di anni rende la previsione davvero affidabile.

Team che ordinano troppo catering

Se finora il tasso di presenza era stimato, misurarlo è il cambiamento con il ritorno più rapido.

I termini di Suite per Eventi Virtuali spiegati

Tasso di presenza
La quota di iscritti che partecipa effettivamente. Negli eventi gratuiti tipicamente dal 40% al 60%, in quelli a pagamento molto più alta.
Anticipo di iscrizione
La distanza tra l'iscrizione e il giorno dell'evento. Un forte predittore del fatto che qualcuno si presenti.
Blocco camere
Un lotto di camere riservato in hotel a prezzo negoziato, di norma con minimo contrattuale e scadenza.
Minimo contrattuale
L'utilizzo minimo di un blocco assunto per contratto. Se non viene raggiunto, l'organizzatore paga la differenza.
Check-in offline
Accredito che opera senza connessione e sincronizza dopo — necessario perché le reti degli eventi si saturano all'ora dell'arrivo.
Consegna allo sponsor
Una controprestazione concreta promessa allo sponsor, con scadenza propria. Seguita come elenco, non come testo contrattuale.
Costo per partecipante
Costo totale dell'evento diviso per i partecipanti presenti, non per gli iscritti.
Pipeline contribuita
Il valore delle opportunità in cui la partecipazione all'evento compare come punto di contatto. Da leggere con un modello di attribuzione, non come causa unica.

Informazioni su Suite per Eventi Virtuali

Programma multi-traccia con rilevamento delle sovrapposizioni, tipi di biglietto con capienza, iscrizione con domande personalizzate, check-in e curve di permanenza per sessione che mostrano in quale minuto la sala si è svuotata.

Suite per Eventi Virtuali starts at $39 a month with a 14-day free trial. Airmeet Premium is $199 per month per company.

Domande frequenti

Cosa mostrano le analisi di partecipazione?

Il tempo di visione per sessione, una curva di permanenza in dieci segmenti e il principale punto di abbandono: vedi in quale minuto se ne sono andati, non solo quanti si erano iscritti.

Come gestite chi non si presenta?

Separatamente dalle cancellazioni, che è il modo corretto di misurare il tasso di presenza. I partecipanti sono segmentati per coinvolgimento in molto coinvolti, presenti, usciti presto e assenti, ciascuno con un follow-up suggerito per il tuo CRM.

Rileva errori di programmazione?

Il costruttore di programma segnala sessioni sovrapposte nella stessa traccia o nella stessa sala, con la sovrapposizione in minuti, prima della pubblicazione.

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